Информационные потоки в торговых компаниях

• процесс планирования и управления передвижением товара;
• процесс доставки товара от поставщиков;
• процесс складского учета полученного товара;
• процесс доставки товара в торговые сети, магазины и представительства – т. е сбыт;
• процесс контроля за передвижением товара.

Служба логистики на торговом предприятии выполняет следующие основные функции:

• согласовывает сроки получения и отправки товара;
• анализирует информацию по транспортным копаниям;
• заключает договора с транспортными компаниями;
• определяет оптимальный маршрут доставки товара;
• рассчитывает показатели транспортных расходов;
• подготавливает карты маршрута следования товара;
• планирует систему доставки партий товара;
• принимает и хранит товар на складе компании;
• отгружает товар со склада компании;
• сообщает торговым организациям и представительствам информацию о времени прибытия товара;
• фиксирует заявки секций и магазинов;
• переводит отпущенный товар из резерва в экспедицию;
• отмечает в накладных, по доставленному товару;
• ведет учет товаров, поступивших на возврат;
• контролирует маршрут движения товара;
• контролирует процесс фиксации поступления товара на склад заказчика;
• контролирует процесс отправки товара в торговые компании и представительства;
• контролирует процесс возврата товара на склад компании.

Если описывать информационную модель торговой компании с учетом ее специфики в бизнес-процессах и функциях, то можно кратко описать несколько этапов:

• покупателем делается заказ;
• службой сбыта проверяется наличие необходимого количества товара посредством проверки электронной базы данных;
• после подтверждения наличия товара, между сторонами заключается договор, с указанием всех необходимо важных условий.
• службой логистики составляется план передвижения товара на складе;
• осуществляется комплекс работ на складе и доставка товара покупателю;
• оформляются выходные документы, вносятся данные в электронную БД.

Говоря о необходимости и важности базы в деятельности службы логистики торгового предприятия, можно выделить ее основные структурные элементы:

• продукт, с полным описанием всех продуктов, которые поступают в компанию и реализуются потребителям;
• договор, с описанием основных условий договора (стоимость, объем, скидки и условия оплаты;
• поставщик, с описанием всех поставщиков продукции;
• потребитель, с описанием всех потребителей продукции;
• склад, с описанием товара на складе;
• заявка, с описанием всех заявок потребителей;
• возврат товара, с описанием даты и суммы возвращаемого товара;
• накладная, с описанием приходных и расходных документов;
• количество, с описанием количества продукта, который заказан у поставщика, поступил в компанию, оприходован на складе, отгружен со склада, находится в торговой сети и реализован торговыми компаниями;
• акт, с описанием инвентаризационных ведомостей;
• перевозчик, с описанием транспортных предприятий, с которыми сотрудничает торговая компания.

Корпоративная информационная система торговой компании обеспечивает связь с информационными системами организации, причастными к основным бизнес-процессам.

Основными элементами КИС в торговой компании являются:

• локальная сеть главного офиса, т.е. главный сервер КИС торговой компании с выходом в Интернет, автоматизированные рабочие места персонала;
• терминалы торговых секций и магазинов компании;
• портативные компьютеры или ноутбуки торговых представителей.

Связь между участниками локальной сети осуществляется посредством модема и через веб-сервер.

Основные функции КИС в торговой компании это:

• планирование автотранспортных потоков;
• планирование и оптимизация запасов на складе;
• планирование доставки товара на торговые предприятия, представительства и подразделения торговой организации;
• анализ деятельности транспортных компаний и определение затрат на транспортировку товара;
• заключение договоров с предприятиями перевозчиками;
• учет операций на складе;
• учет инвентаризационных актов на складе;
• формирование различных справок о состоянии склада;
• формирование реестра товаротранспортных накладных и прочее.

Основное предназначение КИС это обеспечение:

• ввода и корректировки данных по документам складов и торговых подразделений предприятия;
• корректировки проектов маршрутов доставки товара подразделениям предприятия;
• ввода оперативных данных по движению товара;
• ввода данных по накладным на возврат товара и прочее.

КИС с учетом содержимого базы данных должна провести их анализ и автоматически сформировать:

• проект маршрута доставки товара;
• отчет по наличию товара на складе и остаткам в торговых компаниях;
• отчет по состоянию доставки товара торговым компаниям и подразделениям предприятия.

Для реализации этих и многих других функций на надлежащем уровне необходимо наличие соответствующего технического и программного обеспечения. Всеобщая компьютеризация дает возможность руководству торговой компании контролировать деятельность сотрудников, заменять бумажный документооборот на электронный, что гораздо эффективнее.